Valtres
Klantmail beantwoorden in de avond
Laatst bijgewerkt: · Door Milan Valster, Valtres
Overdag werk je, en pas 's avonds kom je aan je mail toe. Dat hoeft geen uur typen te worden. Hier lees je hoe je de mail bundelt, welke drie sjablonen je het vaakst nodig hebt en hoe slimme software (AI) overdag concepten klaarzet, zodat jij 's avonds alleen nog leest en verstuurt.
Het probleem is niet de tijd, maar het opnieuw beginnen
Je komt thuis, opent je mail en ziet twaalf berichten. Elk bericht is een nieuw begin: lezen, bedenken wat je wilt zeggen, de juiste toon vinden, typen. Dat kost meer energie dan het aantal berichten doet vermoeden. Een deel blijft liggen, en de klant die gisteren mailde, wacht nog.
De oplossing is niet harder werken in de avond, maar het werk van de avond kleiner maken. Dat doe je op drie manieren: bundelen, sjablonen gebruiken en laten voorbereiden wat voorbereid kan worden. Een korte avondroutine vind je ook bij klantmail bijhouden na werktijd.
Bundel per soort, niet per bericht
Loop de inbox één keer door en leg alles in vier stapels: nieuwe aanvragen, vragen over lopend werk, administratie (facturen, bevestigingen) en bellen. Beantwoord dan per stapel. Binnen een stapel lijken de berichten op elkaar, dus je schrijft sneller en consistenter.
- Nieuwe aanvragen eerst. Daar zit de omzet in, en ze mogen het minst wachten.
- Lopend werk daarna. Meestal een korte vraag over een dag of een tijd.
- Administratie als laatste. Die heeft zelden haast.
- Bellen morgen. Zet het op je lijst en laat het uit je hoofd.
Drie sjablonen die je het vaakst nodig hebt
Schrijf ze één keer goed op en pas ze per klant in een halve minuut aan.
Sjabloon 1: eerste reactie op een aanvraag
"Goedenavond [naam], bedankt voor uw bericht over [klus]. Om u een goede prijs te geven wil ik graag weten: [vraag 1] en [vraag 2]. Zodra ik dat heb, plan ik een moment om langs te komen. Met vriendelijke groet, [jouw naam]"
Sjabloon 2: afspraak bevestigen
"Goedenavond [naam], dan spreken we af op [dag] om [tijd] op [adres]. Kunt u zorgen dat [wat er toegankelijk moet zijn]? Tot dan. Met vriendelijke groet, [jouw naam]"
Sjabloon 3: iets duurt langer
"Goedenavond [naam], ik laat u even weten dat [wat] later wordt dan ik had gezegd. Ik verwacht dat het [dag] klaar is. Excuses voor het ongemak, ik houd u op de hoogte. Met vriendelijke groet, [jouw naam]"
Meer vaste antwoorden voor terugkerende vragen vind je bij vaste antwoorden voor je bedrijf.
Overdag voorbereiden: zo wordt de avond leeswerk
Het meeste typewerk hoeft niet in de avond te gebeuren. Slimme software (AI) leest je mail zodra die binnenkomt en zet per bericht een concept klaar, gebaseerd op wat de klant schreef en op jouw manier van antwoorden. Als jij thuiskomt, staan de concepten al onder de berichten.
Jouw taak in de avond verandert daardoor: je leest, past een zin aan als het nodig is en verstuurt. De software stuurt zelf niets naar je klanten.
Mail die overdag binnenkwam
"Kunnen jullie donderdag in plaats van woensdag komen om de groepenkast te vervangen? Woensdag ben ik niet thuis."
Concept dat 's avonds voor je klaarstaat
"Goedenavond [naam], dat kan. Donderdag kom ik rond [tijd] bij u langs. Wilt u zorgen dat de meterkast bereikbaar is? Met vriendelijke groet, [jouw naam]"
Wat je 's avonds beter niet doet
Moe en haastig antwoorden op een boze of ingewikkelde mail leidt zelden tot iets goeds. Leg zo'n bericht weg tot de volgende ochtend en bel als het kan. Ook een prijs of toezegging controleer je liever twee keer voor je op verzenden drukt. Wil je weten wat voor jouw bedrijf klaar kan staan? Doe de gratis scan van je website.
Veelgestelde vragen
Is het erg om klantmail pas in de avond te beantwoorden?
Nee, zolang een nieuwe vraag niet langer dan een werkdag blijft liggen. Een vast moment is voor veel kleine bedrijven genoeg, aangevuld met een korte blik tussen de middag.
Hoe voorkom ik dat de avond te lang duurt?
Werk per soort mail en niet per bericht. Sorteer eerst, gebruik sjablonen voor wat steeds terugkomt en stop op een vast tijdstip.
Wat doe ik met een boze klant in de avond?
Stuur dan liever geen haastig antwoord. Lees het bericht, leg het weg tot de volgende ochtend en bel de klant als het kan. Een rustig antwoord werkt beter dan een snel antwoord.
Wat doet de software overdag?
Ze leest de binnenkomende mail en zet voor elk bericht een concept klaar. Jij ziet ze pas als je eraan toe bent.
Stuurt de software mails zelf naar mijn klanten?
Nee. De software zet een concept klaar. Jij leest het, past het aan en verstuurt het zelf.
Lees ook
Ook interessant
Zie welke concepten er voor jouw bedrijf klaarstaan
Vul je website in. Binnen een halve minuut zie je welke 3 klussen we van je overnemen, met per klus een voorbeeld.
Scan je website gratis →Gratis. Geen account, geen kaart, nergens aan vast.