Privacy Verklaring

Laatst bijgewerkt: 13 oktober 2026

Valtres is gevestigd aan de Twikkerlerweg 1 in Markelo (KvK 88614077). Vragen over je gegevens stel je via [email protected].

1. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen de volgende gegevens wanneer je gebruik maakt van het Valtres platform:

  • Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen)
  • Facturatiegegevens: betalingsmethode (verwerkt via Stripe, wij slaan geen volledige creditcardgegevens op)
  • Gebruiksgegevens: tokenverbruik, agent-activiteit, dashboard interacties
  • Door jou geüploade content: documenten, kennisbank-bestanden, agent-instructies

2. Hoe gebruiken wij jouw gegevens?

Wij gebruiken jouw gegevens om:

  • Het platform te leveren en te onderhouden
  • Facturatie en abonnementsbeheer
  • Technische ondersteuning te bieden
  • Het platform te verbeteren op basis van gebruikspatronen

3. Data-opslag en beveiliging

Alle data wordt versleuteld opgeslagen op secure servers. Wij delen jouw data niet met derden, behalve waar nodig voor de dienstverlening: Stripe voor betalingen en de aanbieder van het taalmodel dat de conceptantwoorden schrijft.

Klantmails lezen en antwoorden klaarzetten

Dit is de kern van Valtres. Als een bedrijf zijn mailbox koppelt, leest de software de nieuwe mail die daar binnenkomt. Voor een mail van een klant schrijft een taalmodel een conceptantwoord. De eigenaar leest dat concept, past het aan als dat nodig is en verstuurt het zelf. Er gaat niets weg zonder die klik, tenzij de eigenaar zelf instelt dat eenvoudige vragen vanzelf beantwoord mogen worden.

Om dit te doen bewaren wij van elke binnengekomen klantmail de afzender, het onderwerp, de datum en de tekst (ingekort tot 4.000 tekens), en het conceptantwoord. Zo ziet de eigenaar de vraag van de klant boven het concept staan. Automatische mail en de meeste nieuwsbrieven slaan we over.

Voor de gegevens van zijn eigen klanten is het bedrijf dat Valtres gebruikt de verwerkingsverantwoordelijke. Valtres verwerkt die gegevens alleen in opdracht van dat bedrijf, als verwerker, en gebruikt ze niet voor iets anders.

Klanten leren kennen uit eerdere mail

Alleen als de eigenaar van een bedrijf daar na het koppelen van de mailbox uitdrukkelijk ja op zegt, leest de software één keer de mails van de afgelopen periode (6, 12 of 24 maanden, standaard 12). Per klant maakt een taalmodel een korte notitie, zodat de software een klant later herkent. Van die eerdere mails bewaren wij alleen de notities, niet de mails zelf. Nieuwsbrieven, leveranciers en automatische mail slaan we over, en gevoelige gegevens zoals rekeningnummers nemen we niet op. De eigenaar kan de toestemming altijd intrekken; dan wissen we alle notities die zo zijn gemaakt.

Direct starten

Kies je op valtres.net/starten een pakket, dan lezen wij alleen openbare pagina's van de website die je invult, en laten we de tekst samenvatten door een taalmodel. Zo weten we wat voor bedrijf je bent. Je naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer gebruiken we alleen om je aanvraag te bevestigen en Valtres voor je in te richten.

Zakelijke mail aan bedrijven (outreach)

Valtres stuurt soms een zakelijke e-mail naar bedrijven die passen bij wat wij doen. Het e-mailadres halen we van de openbare website van het bedrijf, en we mailen alleen rechtspersonen zoals een bv, nv of stichting. We gebruiken daarvoor de bedrijfsnaam, het openbare e-mailadres en wat er op de website staat. Dat doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang om ons bedrijf onder de aandacht te brengen. U kunt altijd bezwaar maken: antwoord met 'stop' of gebruik de afmeldlink onder elke mail. Dan mailen we u nooit meer en houden we alleen uw adres bij op onze afmeldlijst, zodat dat zo blijft.

Gratis urenscan

Doe je de gratis urenscan op valtres.net/urenscan, dan lezen wij alleen openbare pagina's van de website die je invult. Om voorbeeldafbeeldingen van die pagina's te maken, vraagt onze server die op bij Microlink (microlink.io). Dat gebeurt vanaf onze server: jouw IP-adres gaat niet naar Microlink. De tekst van de website laten we samenvatten door een taalmodel. Vul je je e-mailadres in voor de prijs van een Tijdlekscan, dan gebruiken we dat alleen om je die prijs te sturen.

Waarom we je gegevens mogen gebruiken

  • Je account, je pakket en de dienst zelf: omdat dat nodig is om onze overeenkomst met je uit te voeren.
  • Klanten leren kennen uit eerdere mail: alleen met de uitdrukkelijke toestemming van de eigenaar, die hij altijd kan intrekken.
  • Zakelijke mail aan bedrijven en het beveiligen en verbeteren van het platform: op basis van ons gerechtvaardigd belang.
  • Facturen en de administratie: omdat de wet dat van ons vraagt.

Waar je gegevens blijven

Het taalmodel dat mails leest en antwoorden voorbereidt, gebruiken we via het Europese endpoint van OpenRouter (eu.openrouter.ai), dat alleen modellen van aanbieders in de EU gebruikt. Onze software stuurt klantgegevens technisch alleen daarheen.

Wie ons helpen (subverwerkers)

Voor onze dienst schakelen we deze partijen in. Ze krijgen alleen wat nodig is voor hun deel van het werk.

  • RoyaleHosting BV (Nederland): de servers waarop Valtres draait, de database en onze mailserver.
  • OpenRouter, via het Europese endpoint, en de taalmodellen van aanbieders in de EU die daarachter zitten: het lezen van mail en het voorbereiden van antwoorden.
  • Cloudflare (Verenigde Staten, onder het EU-VS Data Privacy Framework): het snel en veilig bezorgen van onze website.
  • Stripe: betalingen en abonnementen.
  • Microlink: voorbeeldafbeeldingen van openbare webpagina's bij de urenscan en Direct starten.
  • Microsoft: alleen als je je Microsoft 365-mailbox koppelt; dat is dan je eigen mailaanbieder.
  • Hetzner Online GmbH (Duitsland): servers voor het ontwikkelen en testen van de software.

4. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten wijzigen of te laten verwijderen, om bezwaar te maken tegen het gebruik ervan en om je gegevens mee te nemen naar een andere dienst. Neem hiervoor contact op via [email protected]. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).