Valtres
Offerteaanvraag beantwoorden: een voorbeeld
Laatst bijgewerkt: · Door Milan Valster, Valtres
De aanvraag is vaag en je mist de helft van wat je nodig hebt. Hoe reageer je dan, zonder te beginnen met een prijs en zonder de klant te overladen? Hier staat een zwak en een sterk antwoord naast elkaar, met een bruikbaar voorbeeld voor een dakdekker en een schoonmaakbedrijf. Slimme software (AI) zet zo'n concept voor je klaar.
Het probleem: een vage aanvraag
De meeste aanvragen die binnenkomen, zijn kort. "Wat kost een nieuw dak?" of "Kunnen jullie ons kantoor schoonmaken?" Dat is een begin, maar geen basis voor een offerte. Je mist het adres, de grootte en wat de klant precies wil. De verleiding is dan om een bedrag te noemen om snel te antwoorden. Dat gaat zelden goed: te laag en je verliest geld, te hoog en je hoort niets meer.
De betere weg is een eerste reactie die laat zien dat je meedenkt en die vraagt wat je mist.
Zwak en sterk antwoord naast elkaar
Zwak antwoord
"Bedankt voor uw aanvraag. Voor een nieuw dak rekenen wij tussen de [bedrag] en [bedrag]. Laat u weten of u interesse heeft?"
Sterker antwoord
"Goedemiddag [naam], bedankt voor uw vraag over een nieuw dak. De prijs hangt af van de grootte, het type dak en de huidige staat, dus ik noem liever geen bedrag op gevoel. Kunt u een foto van het dak sturen en laten weten wat voor woning het is? Dan kom ik deze week of volgende week langs om het te bekijken."
Het eerste antwoord noemt een bedrag zonder de situatie te kennen en laat de klant met een vraag achter. Het tweede legt uit waarom je meer wilt weten en stelt zelf een volgende stap voor.
Voorbeeld voor een dakdekker
Aanvraag van de klant
"Ons platte dak lekt bij zware regen. Kunnen jullie een offerte maken om het te vervangen?"
Concept, klaar voor jou om na te lezen
"Goedemiddag [naam], bedankt voor uw bericht. Vervelend dat uw dak lekt. Om te beoordelen of vervangen nodig is of dat een reparatie genoeg kan zijn, wil ik graag drie dingen weten: een foto van het dak en van de plek binnen waar het water doorkomt, de ongeveer afmetingen van het dak, en of er al eerder aan gewerkt is.
Bij een lekkage kom ik graag eerst kijken. Past [dag] of [dag] u? Met vriendelijke groet, [jouw naam]"
Let op de eerste zin: bij een lekkage past eerst een woord van meeleven. Daarna komen de vragen.
Voorbeeld voor een schoonmaakbedrijf
Aanvraag van de klant
"Wij zoeken iemand die ons kantoor wekelijks schoonmaakt. Kunnen jullie een offerte sturen?"
Concept, klaar voor jou om na te lezen
"Goedemiddag [naam], bedankt voor uw aanvraag. Voor een goede offerte heb ik een paar gegevens nodig: het adres, ongeveer hoeveel vierkante meter het kantoor is, het aantal werkplekken en toiletten, en of u de schoonmaak overdag of buiten kantooruren wilt. Weet u al hoe vaak per week u het nodig heeft?
Ik kom graag een keer langs om het pand te bekijken, dan krijgt u daarna een offerte die klopt. Past [dag] u? Met vriendelijke groet, [jouw naam]"
Wat je steeds terugziet in een goed voorbeeld
- De klus komt terug in je eigen woorden. Zo ziet de klant dat je hem hebt gelezen.
- Maximaal drie of vier vragen, altijd met de reden erbij.
- Geen bedrag op gevoel, wel een duidelijke volgende stap met een dag erbij.
- Vragen die makkelijk te beantwoorden zijn: een foto, een getal, ja of nee.
Wat de software hierin doet
Slimme software (AI) leest de aanvraag, ziet welke gegevens ontbreken en zet een concept klaar zoals hierboven, in jouw toon. Jij leest het, past een vraag aan als jouw werkwijze afwijkt en verstuurt het zelf. Wil je zien hoe dit voor jouw bedrijf werkt? Doe de gratis scan van je website.
Veelgestelde vragen
Wat moet in een goed antwoord op een offerteaanvraag?
Een bedankje met de klus erin, een of twee gerichte vragen om de ontbrekende gegevens, en een duidelijke volgende stap. Een prijs hoort er meestal nog niet in.
Hoe vraag ik om ontbrekende informatie zonder bot te klinken?
Leg kort uit waarom je het nodig hebt: "zodat ik een prijs kan geven die klopt". Vraag alleen wat je echt nodig hebt, en maak het makkelijk, bijvoorbeeld met "een foto is genoeg".
Wat als de klant alleen vraagt wat het kost?
Noem geen bedrag op gevoel. Leg uit dat de prijs afhangt van de situatie, vraag de gegevens en stel een moment voor om het te bekijken of te bespreken.
Stuurt de software het antwoord zelf?
Nee. De software zet een concept klaar. Jij leest het, past het aan en verstuurt het zelf.
Kan ik de voorbeelden letterlijk gebruiken?
Gebruik ze als startpunt. Pas de vragen aan op je eigen werkwijze en vul je eigen naam en bedrijfsnaam in.
Lees ook
Ook interessant
Dakdekkers →
Aanvragen en spoed per mail afhandelen na een dag op het dak.
Schoonmaakbedrijven →
Aanvragen beantwoorden met oppervlak, frequentie en wensen.
Stukadoors →
M2, ondergrond en foto's opvragen bij een aanvraag voor stucwerk.
Alle branches →
Het overzicht van alle vakken waar Valtres kantoorwerk voor klaarzet.
Zie een eerste reactie voor jouw bedrijf
Vul je website in. Binnen een halve minuut zie je welke 3 klussen we van je overnemen, met per klus een voorbeeld.
Scan je website gratis →Gratis. Geen account, geen kaart, nergens aan vast.