Valtres
Installatiebedrijven: storingen, onderhoud en aanvragen bijhouden zonder extra kracht op kantoor
Laatst bijgewerkt: · Door Milan Valster, Valtres
Een installatiebedrijf met een paar monteurs op de weg draait op planning. Cv-ketels, ventilatie, airco, elektra, sanitair: alles moet op het juiste moment bij de juiste klant. Hier lees je welk kantoorwerk slimme software (AI) daarbij voor je klaarzet.
Waar het kantoor van een installatiebedrijf mee bezig is
Bij een installatiebedrijf met meerdere monteurs komt er elke dag van alles binnen. Vaak doet één persoon het kantoor erbij: de eigenaar, of iemand die ook de boekhouding doet. Die persoon is de hele dag aan het schakelen.
- Storingen. "De ketel geeft een foutcode." Je wilt meteen weten welk merk, welke code en of er nog warm water is.
- Onderhoud. Klanten met een onderhoudscontract moeten elk jaar een afspraak krijgen. In het najaar wil iedereen tegelijk.
- Aanvragen. Een nieuwe ketel, een airco, mechanische ventilatie, een badkamer. Elk met eigen vragen voordat je een offerte maakt.
- "Hoe laat komt de monteur?" Dezelfde vraag, tientallen keren per week.
- Aannemers en woningcorporaties. Vragen over planning, opleverdata en wat er nog openstaat.
Als dat allemaal via één mailbox en één telefoon loopt, blijft er altijd iets liggen. Een extra kracht op kantoor is duur, en in de rustige maanden heb je hem niet nodig.
Wat de software voor je klaarzet
Storingsmeldingen met de juiste vragen
Bij een melding staat meteen een antwoord klaar met de vragen die je monteur nodig heeft: merk en type, foutcode, sinds wanneer, adres. Zo stuur je de monteur met de juiste onderdelen op pad.
Onderhoudsbeurten op tijd plannen
Voor klanten met een onderhoudscontract staat op tijd een bericht klaar om een datum te kiezen. De voorstellen passen in je planning, zodat niet iedereen in dezelfde week wil.
Afspraken bevestigen en verzetten
Voor elke klant staan een bevestiging en een herinnering vooraf klaar. Valt een monteur uit of loopt een klus uit, dan staat voor elke klant die het raakt een bericht klaar.
Vragen van klanten beantwoorden
"Is mijn offerte al klaar?" of "Wanneer komen jullie?" Op eenvoudige vragen staat een antwoord klaar met wat in je planning staat. Vragen over techniek, prijs of een klacht komen bij jou.
Offertes opvolgen
Geen reactie op je offerte? Na een paar dagen staat er een vriendelijke herinnering klaar. Zo blijft er minder werk liggen.
Een voorbeeld: de ketel in het najaar
Een bericht dat in oktober dagelijks binnenkomt, met het concept dat voor je klaarstaat:
Bericht van de klant
"Goedemorgen, onze cv-ketel geeft sinds gisteren een foutcode en de radiatoren worden niet warm. Warm water doet het nog wel. Kunnen jullie komen?"
Concept, klaar voor jou om na te lezen
"Goedemorgen, vervelend nu het kouder wordt. Kun je ons laten weten welke code er op het schermpje staat, en welk merk en type ketel het is? Een foto van het typeplaatje is ook goed. Dan neemt de monteur meteen de juiste onderdelen mee.
Kijk ook even of de waterdruk tussen 1 en 2 bar staat. Is die lager, dan kan bijvullen al helpen.
Morgenochtend tussen 8:00 en 12:00 kunnen we langskomen. Past dat?"
Jij of je planner leest het na. Klopt het tijdstip, dan druk je op versturen. Anders pas je het aan. De tip over de waterdruk staat erin omdat jij die zelf ook altijd geeft.
Jij leest elk bericht na
Er gaat geen mail naar een klant zonder dat jij of je planner hem heeft gezien. Alles staat eerst als concept klaar. Pas als jullie op versturen drukken, gaat het weg.
Technisch advies, veiligheid, prijzen en de keuze welke monteur gaat: dat blijft bij jullie. De software doet het typwerk, vraagt ontbrekende gegevens op en houdt bij wat nog openstaat. De chatbox op je website is de enige die zelf antwoordt, en die gebruikt alleen de informatie van je eigen website.
Waar begin je?
Kies de klus die het meeste tijd kost. Bij veel installatiebedrijven is dat in het najaar het plannen van onderhoud en storingen, en de rest van het jaar het eerste antwoord op aanvragen. In de gratis website-scan zie je wat de software op basis van je eigen website voor je klaarzet. Je hoeft niets te installeren, wij stellen alles in.
Wat kost het kantoorwerk jou nu?
Vul in hoeveel uur per week jij of je medewerker kwijt bent aan deze klussen. De getallen die er staan, zijn een voorbeeld; pas ze aan naar jouw week.
Dit is een rekenvoorbeeld met jouw eigen getallen, geen belofte. Jij leest elk bericht na, dus een deel van de tijd blijft. Wil je weten welke klussen we bij jou echt kunnen overnemen? Doe de gratis scan van je website.
Veelgestelde vragen
Hoe hou ik als installatiebedrijf de onderhoudsafspraken bij?
Laat klanten met een onderhoudscontract op tijd een bericht krijgen om een datum te kiezen. Valtres zet die berichten voor je klaar en stelt momenten voor die in de planning passen. Jij of je planner leest ze na en verstuurt ze.
Hoe beantwoord ik offerteaanvragen sneller?
Stuur bij elke aanvraag meteen de vragen terug die je toch altijd stelt: adres, foto's, merk en type van het toestel, bouwjaar van de woning. Valtres zet dat antwoord voor je klaar. Zo heb je alles bij elkaar voordat je een monteur stuurt of een offerte maakt.
Werkt een chatbox op de website voor een installateur?
Ja, voor de vragen die steeds terugkomen: werkgebied, welke merken je onderhoudt, wat een onderhoudscontract inhoudt. De chatbox gebruikt de informatie van je eigen website en noteert de gegevens van de bezoeker. Technisch advies en prijzen komen van jou.
Wat kost het?
Eén taak kost €195 en Drie taken €495 per maand; heb je meer nodig, dan maken we een prijs op maat. Alleen een chatbox op je website kost €79 per maand. Geen opstartkosten, maandelijks opzegbaar.
Handig om te lezen
Offerte maken als installateur →
Wat erin moet, een voorbeeldopbouw en veelgemaakte fouten.
Hoe snel reageren op een offerteaanvraag →
Waarom tempo ertoe doet en een routine met drie vaste momenten per dag.
Gemiste oproepen van klanten opvolgen →
Wanneer je terugbelt, een kort bericht erachteraan en een lijst waarop niets verdwijnt.
Ook interessant
Zie wat Valtres voor jouw installatiebedrijf klaarzet
Vul je website in. Binnen een halve minuut zie je welke 3 klussen we van je overnemen, met per klus een voorbeeld.
Scan je website gratis →Gratis. Geen account, geen kaart, nergens aan vast.