Valtres
Een offerte maken als installateur: wat erin moet, een voorbeeldopbouw en veelgemaakte fouten
Laatst bijgewerkt: · Door Milan Valster, Valtres
Een goede offerte laat de klant in een paar minuten zien wat hij krijgt, wat het kost en wat de volgende stap is. Dat kost je tijd om op te schrijven. Slimme software (AI) kan het begeleidende mailtje voor je klaarzetten, jij controleert de cijfers en verstuurt het zelf.
Wat er in een goede offerte hoort
Een offerte hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar er zijn onderdelen die de klant altijd wil terugvinden. Begin met de gegevens van jou en van de klant, een offertenummer en de datum. Daarna komt een korte omschrijving van de klus in gewone woorden: wat ga je doen, waar en met welk resultaat.
Noem vervolgens de prijs, met duidelijk wat daarin zit. Splits waar dat helpt uit in materiaal, arbeid en eventuele voorrijkosten. Zet erbij wat er niet bij zit, bijvoorbeeld extra werk dat pas tijdens de klus zichtbaar wordt. Sluit af met een geldigheidsduur, je betalingsvoorwaarden en de verwachte uitvoeringsperiode. Controleer de actuele regels voor btw-vermelding en voorwaarden zelf, die verschillen per situatie.
Een voorbeeldopbouw
Hieronder een opbouw die je voor veel klussen kunt gebruiken. Pas de kopjes aan op jouw vak.
Voorbeeldopbouw van een offerte
1. Gegevens: jouw bedrijf, de klant, offertenummer en datum.
2. Wat we gaan doen: twee of drie zinnen over de klus en het eindresultaat.
3. Specificatie: materiaal, arbeid en eventuele voorrijkosten, elk met een bedrag.
4. Wat niet is inbegrepen: bijvoorbeeld meerwerk of werk door derden.
5. Planning: wanneer je kunt beginnen en hoe lang het ongeveer duurt.
6. Voorwaarden: geldigheid van de offerte en betaling.
7. Volgende stap: hoe de klant akkoord geeft.
Lees je offerte na alsof je de klant bent. Begrijp je zonder uitleg wat je koopt? Staat er een bedrag bij elk onderdeel, en weet je wat er gebeurt als het werk anders uitpakt dan verwacht? Een klant die iets niet snapt, vraagt het niet altijd. Hij legt de offerte gewoon weg. Kies daarom korte zinnen, houd de volgorde vast en gebruik bij elke klus dezelfde kopjes. Dat scheelt jou schrijfwerk en de klant leeswerk.
De mail waarmee je de offerte verstuurt
De offerte zelf is een bijlage, de mail ervoor bepaalt of die ook gelezen wordt. Houd de mail kort en noem wat de klant nodig heeft. De software kan zo'n concept klaarzetten op basis van de aanvraag, jij vult de details in en verstuurt het.
Concept, klaar voor jou om na te lezen
"Goedemiddag, dank voor uw aanvraag. In de bijlage vindt u de offerte voor het vervangen van de cv-ketel. Daarin staat wat we doen, wat het kost en wat er niet bij zit. De offerte is vier weken geldig. Als u akkoord bent, laat u het me weten, dan plan ik een datum met u in. Heeft u eerst vragen? Bel of mail gerust.
Met vriendelijke groet, [jouw bedrijfsnaam]"
Veelgemaakte fouten
De eerste fout is een offerte die alleen uit een totaalbedrag bestaat. De klant kan dan niets vergelijken en gaat naar de offerte die wel uitleg geeft. De tweede is vakjargon: schrijf wat je doet in woorden die een klant begrijpt.
Verder gaat het vaak mis door een vergeten geldigheidsduur, onduidelijke afspraken over meerwerk en een offerte die dagen te laat komt. Een snelle, heldere offerte wint vaak van een goedkopere die later komt. Hoor je niets terug, kijk dan hoe je dat netjes opvolgt. Wil je zien welke mails de software voor jouw bedrijf kan voorbereiden? Doe de gratis scan van je website.
Veelgestelde vragen
Hoe uitgebreid moet een offerte zijn?
Uitgebreid genoeg dat de klant begrijpt wat er wel en niet bij zit, en kort genoeg dat hij het leest. Een of twee pagina's met een duidelijke opbouw werkt voor de meeste klussen beter dan tien pagina's kleine letters.
Moet ik materiaal en arbeid apart noemen?
Dat hoeft niet altijd, maar het maakt de offerte transparanter. Een klant ziet dan waar het geld naartoe gaat, en jij kunt later makkelijker uitleggen waarom een prijs verschilt van een andere offerte.
Hoe lang is een offerte geldig?
Zet er altijd een geldigheidsduur in, bijvoorbeeld een aantal weken. Materiaalprijzen kunnen veranderen, en zo weten jij en de klant waar jullie aan toe zijn.
Wat zet ik in de mail waarmee ik de offerte stuur?
Kort dat je de aanvraag hebt bekeken, wat er in de offerte staat, tot wanneer die geldt en wat de klant nu kan doen. Eindig met een concrete volgende stap.
Verstuurt de software de offerte zelf?
Nee. De software zet een concept voor de begeleidende mail klaar. Jij leest het, past het aan en verstuurt het zelf, en de offerte zelf stel jij op.
Lees ook
Ook interessant
Zie welke mailconcepten er voor jouw bedrijf klaarstaan
Vul je website in. Binnen een halve minuut zie je welke 3 klussen we van je overnemen, met per klus een voorbeeld.
Scan je website gratis →Gratis. Geen account, geen kaart, nergens aan vast.