Valtres
ChatGPT gebruiken voor klantmail en offertes: kan dat?
Laatst bijgewerkt: · Door Milan Valster, Valtres
Ja, dat kan, en voor losse mails werkt het vaak prima. Het wordt lastiger als je er dagelijks klantmail mee wilt afhandelen. Hieronder lees je wat ChatGPT goed doet, waar het schuurt en hoe je het slim inzet, ook als je er verder niets voor koopt.
Wat ChatGPT goed doet
ChatGPT is sterk in tekst. Je plakt een klantmail erin, geeft in een paar woorden aan wat je wilt zeggen, en binnen een halve minuut staat er een nette, beleefde reactie. Dat scheelt vooral als schrijven niet jouw ding is of als je na een lange dag geen zin meer hebt om te formuleren.
- Een beleefd antwoord opstellen op een vraag of aanvraag.
- Je eigen kladtekst herschrijven: korter, duidelijker of vriendelijker.
- Een lastige boodschap netjes verwoorden, bijvoorbeeld dat een klus later start.
- Spelling en toon nalopen voordat je op verzenden drukt.
Voor een losse mail is dat een prima hulpmiddel. Probeer het gerust eens.
Waar het schuurt voor een vakbedrijf
De beperkingen zitten niet in de tekst, maar eromheen.
- Je kopieert elke mail zelf. Mail openen, tekst kopiëren, ChatGPT openen, plakken, antwoord terugkopiëren naar je mail. Bij een of twee mails per dag merk je dat nauwelijks, bij twintig wel.
- Het kent jouw bedrijf niet. Prijzen, werkgebied, planning en de manier waarop jij offreert weet het niet, tenzij je dat elke keer opnieuw vertelt. Laat je dat weg, dan kan het iets verzinnen dat plausibel klinkt maar niet klopt.
- Het ziet je inbox niet. ChatGPT weet niet welke mails binnen zijn gekomen, welke nog openstaan en welke klant al eerder schreef. Jij blijft degene die alles in de gaten houdt.
- Privacy vraagt aandacht. Als je klantmail in een openbare tool plakt, deel je namen, adressen en telefoonnummers van klanten met die tool. Wat er met die gegevens gebeurt, verschilt per dienst en per abonnement. Lees daarom de voorwaarden van de dienst die je gebruikt, en laat persoonsgegevens weg als je twijfelt.
Zelf doen met ChatGPT of slimme software (AI) in je mail
Het is geen kwestie van goed of fout. Het hangt af van hoeveel mail je krijgt en hoeveel tijd je er zelf aan kwijt wilt zijn.
Zelf doen met ChatGPT
Je opent ChatGPT, legt uit wie je bent en wat je nodig hebt, plakt de mail en kopieert het antwoord terug naar je mail. Elke keer opnieuw. Geschikt als je weinig mail krijgt of het eens wilt proberen.
Slimme software (AI) die in je mail meekijkt
Valtres leest nieuwe klantmail en offerteaanvragen en zet een antwoord klaar in je eigen stijl, op basis van je eigen website. De software maakt het concept, jij leest het, past het aan en verstuurt het zelf. Wil je eerst zien wat dat voor jou betekent? Bekijk gratis wat het voor jouw bedrijf klaarzet.
Wat het jou in tijd scheelt, kun je zelf het beste beoordelen. Begin gerust met ChatGPT. Merk je dat het kopiëren telkens tijd kost, dan weet je waar het wringt.
Voorbeeld: een klantmail en een prompt die je zelf kunt gebruiken
Dit werkt het best als je ChatGPT genoeg context geeft. Zet de vaste gegevens van je bedrijf één keer in een document en plak ze bij elke nieuwe vraag mee.
Mail van de klant
"Goedemiddag, wij willen graag een nieuwe cv-ketel laten plaatsen in Amersfoort. Wat kost dat ongeveer en wanneer kunnen jullie langskomen?"
Prompt om in ChatGPT te plakken
"Je schrijft namens [jouw bedrijfsnaam], een installatiebedrijf. Schrijf een korte, vriendelijke en zakelijke reactie in het Nederlands, in de u-vorm, zonder opsmuk. Gebruik alleen de gegevens hieronder en verzin niets.
Onze gegevens: werkgebied is regio Amersfoort. Een indicatie geven we pas na een opname, want de prijs hangt af van de woning. Opnames plannen we in de komende twee weken.
Doel van de mail: bedank de klant, leg uit dat we eerst langskomen voor een opname, stel twee momenten voor en vraag naar het type ketel en de leeftijd van de woning.
Onderteken met [jouw bedrijfsnaam]. Hier is de mail van de klant: [plak hier de mail zonder naam en adres]"
Zo kan het resultaat eruitzien, klaar voor jou om na te lezen
"Goedemiddag, dank voor uw bericht. Wij plaatsen graag een nieuwe cv-ketel bij u in Amersfoort. Omdat de prijs afhangt van uw woning, komen we eerst langs voor een korte opname. Daarna ontvangt u een concrete offerte. Kan ik donderdagochtend tussen 9.00 en 11.00 uur komen, of vrijdagmiddag tussen 13.00 en 15.00 uur? Kunt u ook laten weten welk type ketel u nu heeft en hoe oud de woning is?
Met vriendelijke groet, [jouw bedrijfsnaam]"
Controleer altijd de dagen, tijden en bedragen voordat je verstuurt. ChatGPT kan niet in jouw agenda kijken, en jij blijft de afzender.
Wat past bij jou?
Krijg je een paar mails per week en schrijf je ze graag zelf? Dan is ChatGPT met een vaste prompt waarschijnlijk genoeg. Krijg je dagelijks aanvragen en wil je liever dat het concept al klaarstaat als je erbij komt? Dan is slimme software (AI) die meekijkt in je mail een logischere stap. In beide gevallen geldt: de software stelt voor, jij beslist en verstuurt. Op Zie het werken vul je je website in en zie je hoe zo'n concept voor jouw bedrijf eruitziet.
Veelgestelde vragen
Kan ik ChatGPT gebruiken om klantmail te beantwoorden?
Ja. Plak de mail erin, vertel kort wat je wilt antwoorden en vraag om een beleefd concept. Lees het altijd na en pas het aan voordat je het verstuurt.
Weet ChatGPT mijn prijzen en werkgebied?
Nee, niet uit zichzelf. Je moet prijzen, werkgebied en planning zelf meegeven, en bij elk gesprek opnieuw. Anders vult het de gaten in met een gok.
Mag ik klantgegevens in ChatGPT plakken?
Dat hangt af van de dienst, het abonnement dat je gebruikt en de afspraken met je klanten. Lees de voorwaarden van de dienst die je gebruikt, en laat naam, adres en telefoonnummer weg als je twijfelt.
Wat is het verschil met slimme software (AI) die in je mail meekijkt?
Bij ChatGPT kopieer je elke mail zelf heen en weer. De software leest nieuwe klantmail en offerteaanvragen zelf en zet een concept voor je klaar. Jij leest, past aan en verstuurt.
Wat kost Valtres en kan ik opzeggen?
Je betaalt een vast maandbedrag, zonder opstartkosten, en je kunt maandelijks opzeggen.
Lees ook
Ook interessant
Zie hoe een concept in je eigen stijl eruitziet
Vul je website in. Binnen een halve minuut zie je welke 3 klussen we van je overnemen, met per klus een voorbeeld.
Scan je website gratis →Gratis. Geen account, geen kaart, nergens aan vast.