Valtres
Klantvragen per mail beantwoorden en je inbox bijhouden als zzp of klein installatiebedrijf
Laatst bijgewerkt: · Door Milan Valster, Valtres
Een inbox bijhouden is werk dat nooit af is, en veel van wat er binnenkomt heb je al eens beantwoord. Hier lees je welke vragen steeds terugkomen, hoe je daar een vaste aanpak voor maakt, en hoe slimme software (AI) helpt zonder dat je de controle kwijtraakt.
Dezelfde vijf vragen, elke week opnieuw
Als zzp'er of klein bedrijf krijg je zelden iets ingewikkelds in je inbox. Het is vooral veel van hetzelfde. Als je een week bijhoudt wat er binnenkomt, zie je een vast patroon:
- Planning: "Wanneer kunnen jullie komen?"
- Levertijd: "Hoe lang duurt het voordat de materialen er zijn?"
- Garantie: "Wat als het over een jaar niet goed blijkt?"
- Werkgebied: "Komen jullie ook in mijn gemeente?"
- Stand van zaken: "Hoe ver staat de klus, en wanneer krijg ik de factuur?"
Elke vraag kost weinig tijd, maar je typt het antwoord voor de twintigste keer. En omdat je er niet altijd zin in hebt, blijft het liggen. Een klant die twee dagen niets hoort, begint zich af te vragen of je hem bent vergeten.
Maak van elk terugkerend antwoord een vaste tekst
De eenvoudigste winst is een map met vijf of zes goede antwoorden. Schrijf ze één keer rustig, in je eigen woorden, en zorg dat ze concreet zijn. Niet "wij streven naar een snelle planning", maar "meestal kunnen we binnen twee tot drie weken langskomen, bij spoed eerder".
Houd de teksten kort en laat een plek open waar je per klant iets invult, zoals naam of adres. Zet er ook bij wat jij niet doet. Een klant buiten je werkgebied is gebaat bij een snel, vriendelijk nee, eventueel met een tip voor een collega.
Een voorbeeld: klantvraag en concept
Zo kan een gewone vraag eruitzien, met het concept dat voor je klaarstaat:
Bericht van de klant
"Hallo, jullie hebben vorige maand onze cv-ketel vervangen. Hoeveel garantie zit daarop? En komen jullie ook langs voor het jaarlijks onderhoud?"
Concept, klaar voor jou om na te lezen
"Goedemorgen, fijn dat de ketel naar wens werkt. De garantie op de ketel en op ons werk staat op de factuur die u heeft ontvangen. Ik kan hem u ook nog eens apart sturen als u dat wilt.
Jaarlijks onderhoud doen we zeker. Zal ik een moment voorstellen in het najaar? Met vriendelijke groet, [jouw bedrijfsnaam]"
Jij controleert of de garantietermijn klopt met jouw voorwaarden en verstuurt. In plaats van zoeken, nadenken en typen ben je een minuut bezig.
Zo houd je de controle
De zorg die veel eigenaren hebben is terecht: wat als er iets verkeerds naar een klant gaat? Daarom werkt de software met concepten. Elk antwoord blijft klaarstaan tot jij het hebt gelezen. Jij verstuurt, jij bepaalt de toon, en jij ziet wat er niet in past. Bij een afwijkend verzoek, een klacht of een prijs beslis jij wat er gebeurt.
Voor jouw tijd maakt het uit: lezen en versturen gaat veel sneller dan zelf schrijven. Wil je zien wat dat voor jouw bedrijf betekent? Doe de gratis scan van je website.
Veelgestelde vragen
Hoe houd ik mijn mail bij als ik de hele dag op pad ben?
Plan twee vaste momenten, bijvoorbeeld in de ochtend en aan het eind van de middag. Laat daarvoor de standaardantwoorden klaarstaan, zodat je alleen hoeft te lezen en te versturen.
Welke vragen krijg ik het vaakst?
Bij de meeste kleine bedrijven zijn dat planning, levertijd, garantie, werkgebied en de stand van een lopende klus. Maak voor elk daarvan één goede tekst.
Verstuurt de software mail voor mij?
Nee. De software zet een concept klaar. Jij leest het, past het aan en verstuurt het zelf. Zonder jouw klik gaat er niets naar een klant.
Wat als een klant boos is of het om geld gaat?
Dan schrijf je zelf. De software kan een eerste opzet geven, maar bij een klacht, een betwiste factuur of een verrassing in de prijs heeft de klant de eigenaar nodig en geen standaardtekst.
Wat kost het?
Eén taak kost €195 per maand en Drie taken kosten €495 per maand. Geen opstartkosten en maandelijks opzegbaar.
Lees ook
Ook interessant
Zie wat de software voor jouw mail klaarzet
Vul je website in. Binnen een halve minuut zie je welke 3 klussen we van je overnemen, met per klus een voorbeeld.
Scan je website gratis →Gratis. Geen account, geen kaart, nergens aan vast.