Valtres
Offertes opvolgen: wat doe je als de klant niet reageert?
Laatst bijgewerkt: · Door Milan Valster, Valtres
Je hebt uren in een offerte gestoken, hem verstuurd, en dan blijft het stil. Dat overkomt iedereen. Hier lees je hoe je beleefd opvolgt, wanneer dat zin heeft en wanneer je het beter loslaat, met slimme software (AI) voor de eerste tekst.
Waarom er na een offerte vaak niets komt
Stilte na een offerte betekent zelden dat de klant nee zegt. Meestal is er iets anders aan de hand. Hij moet het eerst met zijn partner bespreken, hij wacht nog op een tweede offerte, of jouw mail is tussen de rest weggezakt. Soms is het bedrag hoger dan verwacht en weet hij niet hoe hij dat moet zeggen.
Als jij niets doet, beslist de klant dus ook niets. Een korte, vriendelijke herinnering helpt in veel gevallen. Je laat zien dat je je werk serieus neemt, en je geeft de klant de kans om te zeggen wat hem tegenhoudt.
Zo volg je beleefd op
Een goede opvolging is kort en zonder druk. Houd deze opbouw aan:
- Verwijs naar de offerte. Noem de klus en de datum, zodat de klant meteen weet waarover het gaat.
- Stel één open vraag. Is er iets onduidelijk, of wil je iets aangepast zien?
- Bied een gesprek aan. Een kort telefoontje lost vaak sneller op wat in drie mails niet lukt.
- Laat de deur open. Zeg dat het geen probleem is als de klant nog tijd nodig heeft.
Wacht ongeveer een week en mail liefst op een doordeweekse ochtend. Schrijf niet "ik wil even checken of je mijn offerte hebt gezien", want dat klinkt als een verwijt. Schrijf liever wat je kunt bieden.
Een voorbeeld: stilte en opvolgbericht
Stel, je hebt een week geleden een offerte voor een warmtepomp verstuurd en de klant heeft niet gereageerd. Dit staat er dan voor je klaar:
Situatie
Offerte warmtepomp, 11 oktober verstuurd. Sindsdien geen reactie van de klant.
Concept, klaar voor jou om na te lezen
"Goedemorgen meneer Bakker, vorige week heb ik u een offerte gestuurd voor de warmtepomp. Ik ben benieuwd of u al de tijd heeft gehad om ernaar te kijken. Is er iets onduidelijk, of wilt u iets anders in de offerte zien?
Als u liever even belt, kan dat ook. Er is geen haast. Met vriendelijke groet, [jouw bedrijfsnaam]"
Jij leest het, past de toon aan en verstuurt. De software zorgt ervoor dat je niet vergeet wie er nog openstaat. Heb je tien offertes lopen, dan is dat precies het werk dat blijft liggen.
Wanneer stop je met opvolgen?
Twee berichten zijn genoeg: één na een week en eventueel één na nog twee weken. Komt er dan nog niets, dan laat je het los. Je kunt afsluiten met een vriendelijk bericht dat je offerte nog een tijd geldig is en dat de klant altijd mag mailen. Dat laat een goede indruk achter, en soms komt een klant na drie maanden alsnog terug.
Zegt een klant duidelijk nee, bedank hem dan en vraag eventueel waarom. Het antwoord leert je vaak meer over je prijs of je offerte dan welk cijfer ook. Wil je zien hoe dit voor jouw bedrijf werkt? Doe de gratis scan van je website.
Veelgestelde vragen
Wanneer volg ik een offerte op?
Na ongeveer een week is een goed moment. Eerder voelt als drammen, veel later is de klant je offerte vergeten. Bij een grote klus met een lange beslistijd mag je gerust twee weken wachten.
Hoe vaak mag ik opvolgen?
Eén keer na een week, eventueel een tweede keer na nog twee weken. Daarna laat je het los. Een derde bericht werkt meestal averechts.
Wat zeg ik in een opvolgbericht?
Kort en vriendelijk: je offerte van vorige week, een vraag of er nog iets onduidelijk is, en een open uitnodiging om te bellen. Geen druk en geen verrassende korting.
Stuurt de software het bericht zelf?
Nee. De software zet het opvolgbericht voor je klaar, zodat je niet hoeft te onthouden wie je nog moet mailen. Jij leest het, past het aan en verstuurt het zelf.
Wat kost het?
Eén taak kost €195 per maand en Drie taken kosten €495 per maand. Geen opstartkosten en maandelijks opzegbaar.
Lees ook
Ook interessant
Kozijnen →
Inmeetafspraken en offertes opvolgen.
Keukenspecialisten →
Offertes voor een keuken opvolgen terwijl de klant vergelijkt.
Zonnepanelen →
Prijsvragen snel beantwoorden en dakgegevens opvragen bij de klant.
Alle branches →
Het overzicht van alle vakken waar Valtres kantoorwerk voor klaarzet.
Zie hoe een opvolgbericht voor jouw bedrijf klaarstaat
Vul je website in. Binnen een halve minuut zie je welke 3 klussen we van je overnemen, met per klus een voorbeeld.
Scan je website gratis →Gratis. Geen account, geen kaart, nergens aan vast.