Valtres
Voicemail van een klant beantwoorden
Laatst bijgewerkt: · Door Milan Valster, Valtres
Een klant heeft een voicemail achtergelaten terwijl jij aan het werk was. Wat nu? Hier lees je wat je uit het bericht noteert, hoe je terugbelt volgens een vaste routine en welke mail je daarna stuurt om af te spreken wat je besproken hebt. Slimme software (AI) kan het concept van die mail voor je klaarzetten.
Een voicemail is meer dan een gemiste oproep
Wie een voicemail inspreekt, heeft de moeite genomen om uit te leggen waarom hij belt. Dat is een goed teken. Het bericht bevat meestal al de helft van wat je nodig hebt om te antwoorden, dus een snelle en gerichte terugbelactie werkt hier extra goed.
Een gewone gemiste oproep zonder bericht pak je anders aan. Die staat bij gemiste oproepen van klanten opvolgen.
Wat je uit de voicemail noteert
Pak een notitie of je lijst en zet er vijf dingen in, ook als het bericht kort was.
- Wie: naam en telefoonnummer. Is het een bestaande klant? Zet dat erbij.
- Waar: adres of plaats, zodat je weet of het in je werkgebied ligt.
- Wat: de klus of de vraag, in de woorden van de klant.
- Hoe dringend: spoed, deze week of geen haast.
- Wanneer bereikbaar: noemt de klant een tijd, schrijf die dan letterlijk op.
Een vaste terugbelroutine
Elke voicemail volgt dezelfde vier stappen. Dan hoef je niet te bedenken wat je doet, en blijft er niets liggen.
- 1. Beluister en noteer zodra je even kunt, liefst binnen een uur na binnenkomst.
- 2. Bel terug op het moment dat de klant noemde. Noemt de klant geen tijd, bel dan tussen de middag of aan het eind van de werkdag.
- 3. Geen gehoor? Stuur een kort bericht en probeer het de volgende dag opnieuw.
- 4. Bevestig per mail wat jullie hebben afgesproken, zodra je hebt opgehangen.
De mail om te bevestigen
Houd de mail kort en zet erin wat de klant van jou mag verwachten. Spreek de klant aan met u of met jullie en houd die vorm tot het einde aan.
Bevestiging na het terugbellen
"Goedemiddag [naam], bedankt voor uw voicemail en fijn dat we elkaar even hebben gesproken. Zoals besproken kom ik [dag] om [tijd] bij u langs voor [klus] op [adres]. Wilt u zorgen dat [wat er toegankelijk moet zijn]? Als er iets verandert, laat het me dan weten. Met vriendelijke groet, [jouw naam], [bedrijfsnaam]"
Bevestiging als je de klant niet kon bereiken
"Goedemiddag [naam], bedankt voor uw voicemail over [klus]. Ik heb u vandaag een paar keer geprobeerd te bellen, maar kreeg u niet te pakken. Wanneer komt het u uit? Dan bel ik u op dat moment terug. U kunt ook hier antwoorden met een paar regels over wat er speelt. Met vriendelijke groet, [jouw naam], [bedrijfsnaam]"
Laat een concept klaarzetten
De mail na het gesprek is routinewerk, en daar kan slimme software (AI) bij helpen. Wanneer een klant mailt, zet de software een concept voor je antwoord klaar, en ook voor een bevestiging als je die nodig hebt. Jij leest het concept, past het aan waar nodig en verstuurt het zelf. De software stuurt niets naar je klanten.
Meer over het plannen van afspraken per mail staat bij afspraak inplannen per mail.
Veelgestelde vragen
Wat noteer ik uit een voicemail?
De naam, het telefoonnummer, het adres of de plaats, waar het over gaat en of er haast bij is. Luister het bericht liever twee keer, want bij de tweede keer hoor je vaak een detail dat je de eerste keer miste.
Moet ik terugbellen of mag ik mailen?
Bel eerst terug. Een gesprek is persoonlijker en je hoort sneller wat er speelt. Krijg je geen gehoor, mail dan als je een mailadres hebt, en laat in je bericht weten wanneer je opnieuw belt.
Wat als de voicemail onduidelijk is?
Bel terug en vraag het gewoon. Je hoeft niet te raden wat iemand bedoelde. Zeg erbij dat je het bericht hebt gehoord, maar graag zeker wilt weten waar het om gaat.
Waarom zou ik na het gesprek nog mailen?
Een korte mail legt vast wat jullie hebben afgesproken. Dat voorkomt misverstanden over tijd, plaats en klus, en het is een prettig begin voor je offerte.
Wat doet de software hierbij?
Ze kan een concept voor de bevestigingsmail klaarzetten, of een antwoord als de klant zelf mailt. Jij leest het, past het aan en verstuurt het zelf. Het bellen blijft van jou.
Lees ook
Ook interessant
Zie hoe bevestigingsmails voor jouw bedrijf klaarstaan
Vul je website in. Binnen een halve minuut zie je welke 3 klussen we van je overnemen, met per klus een voorbeeld.
Scan je website gratis →Gratis. Geen account, geen kaart, nergens aan vast.