Valtres
Een afspraak voor een bezoek of opname per mail inplannen zonder eindeloos heen en weer
Laatst bijgewerkt: · Door Milan Valster, Valtres
Vijf mails om één afspraak te prikken kost je meer tijd dan het bezoek zelf. Met twee voorgestelde momenten, een korte bevestiging en een vaste manier om te wijzigen is het meestal in twee berichten geregeld. De slimme software (AI) zet de mail klaar, jij verstuurt.
Waarom plannen per mail zo vaak vastloopt
De klant schrijft dat hij thuis is "ergens volgende week". Jij vraagt welke dag hem uitkomt. Hij antwoordt dat dinsdag of woensdag kan, maar alleen na vier uur. Dinsdag zit jij op een andere klus. Zo is een afspraak van een halfuur al een mailwisseling van een week.
Dit loopt vast omdat je een open vraag stelt. Een open vraag geeft de klant alle ruimte en laat jou alles uitzoeken zodra het antwoord komt. Je maakt het veel makkelijker door zelf een voorstel te doen.
Bied twee momenten aan
Kijk in je eigen agenda en noem twee concrete momenten, met dag en tijdvak. Houd daarbij rekening met je route: twee klussen in dezelfde buurt op één dag scheelt reistijd. Schrijf ook kort wat je komt doen en hoe lang het duurt, zodat de klant weet wat hij moet regelen. Slimme software (AI) kan dit voorstel voor je opschrijven, jij vult de momenten in of controleert ze.
Mail van de klant
"Kunnen jullie een keer komen kijken voor een nieuwe badkamer? Ik ben meestal wel thuis."
Concept, klaar voor jou om na te lezen
"Goedemorgen, dank voor uw bericht. Ik kom graag langs om de badkamer op te nemen. Dat duurt ongeveer drie kwartier. Kan ik dinsdagmiddag tussen 13.00 en 15.00 uur komen, of donderdagochtend tussen 9.00 en 11.00 uur? Laat u me weten welk moment u het beste uitkomt, dan zet ik het vast in mijn agenda.
Met vriendelijke groet, [jouw bedrijfsnaam]"
Bevestig kort en volledig
Zodra de klant kiest, stuur je een bevestiging. Zet daar alles in wat de klant nodig heeft: dag, tijd, adres, wat je gaat doen en wat er toegankelijk moet zijn. Een goede bevestiging voorkomt dat je voor een dichte deur staat of de verkeerde spullen meeneemt.
Wil je het nog iets zekerder maken, vraag dan om een korte reactie of een duimpje. Een dag van tevoren een herinnering sturen kan ook, maar alleen als jij dat zelf wilt. De software kan de tekst klaarzetten, jij verstuurt.
Wijzigen of verzetten
Plannen veranderen. Een klus loopt uit, het weer werkt niet mee of de klant moet ineens werken. Maak verzetten makkelijk door het open te laten: noem in je bevestiging dat de klant tijdig kan laten weten als het niet past.
Moet jij verzetten, doe dat dan zo vroeg mogelijk, noem kort de reden en bied meteen twee nieuwe momenten aan. De klant hoeft dan niet zelf te bedenken wat er nu moet gebeuren. Bel bij een spoedgeval of als je al onderweg bent, en mail daarna de nieuwe afspraak ter bevestiging. Wil je weten welke mails de software voor jouw bedrijf kan voorbereiden? Doe de gratis scan van je website.
Veelgestelde vragen
Waarom twee momenten voorstellen in plaats van één?
Met twee opties kan de klant kiezen in plaats van afwijzen, en dat scheelt vaak een heel mailtje. Meer dan twee maakt de keuze juist zwaarder.
Wat zet ik in een bevestiging?
Dag, tijd, adres, wat je komt doen en hoe lang het ongeveer duurt. Vraag zo nodig of er iets vrij moet zijn, zoals toegang tot de meterkast of het dak.
Hoe ga ik om met een klant die steeds verzet?
Noem één keer vriendelijk wat het verzetten voor jou betekent en bied opnieuw twee momenten aan. Leg vooraf vast wanneer verzetten kosteloos kan.
Stuurt de software zelf afspraken naar klanten?
Nee. De software zet een concept klaar. Jij kijkt in je eigen agenda, past de momenten aan en verstuurt het zelf.
Wat kost het?
Eén taak kost €195 per maand en Drie taken kosten €495 per maand. Geen opstartkosten en maandelijks opzegbaar.
Lees ook
Ook interessant
Zie welke mailconcepten er voor jouw bedrijf klaarstaan
Vul je website in. Binnen een halve minuut zie je welke 3 klussen we van je overnemen, met per klus een voorbeeld.
Scan je website gratis →Gratis. Geen account, geen kaart, nergens aan vast.