Valtres
Administratiekantoren en boekhouders: minder achter stukken aan, meer tijd voor het vak
Laatst bijgewerkt: · Door Milan Valster, Valtres
Je bent boekhouder geworden voor de cijfers. Toch gaat een groot deel van je week op aan mailen: stukken opvragen, herinneringen sturen en steeds dezelfde vragen beantwoorden. Hier lees je welk deel daarvan slimme software (AI) voor je klaarzet.
Het mailwerk van een administratiekantoor
Een administratiekantoor werkt met vaste momenten. Elk kwartaal de btw. In het voorjaar de aangifte inkomstenbelasting. Daarna de jaarrekeningen. Rond elk van die momenten loopt de mailbox vol, en bijna altijd met hetzelfde soort berichten.
- Stukken opvragen. Jaaropgaven, bankafschriften, bonnen, het WOZ-overzicht. Je stuurt een lijstje, krijgt de helft, en moet weer vragen om de rest.
- Herinneren. De deadline komt dichterbij en nog niet iedereen heeft iets gestuurd. Elke klant krijgt een eigen mailtje.
- Dezelfde vragen. "Hebben jullie mijn bonnen ontvangen?", "Wanneer moet de btw binnen zijn?", "Kunnen jullie de jaarrekening nog een keer sturen?"
- Nieuwe klanten. Een ondernemer die net begonnen is en wil weten wat je doet, wat het kost en wat hij moet aanleveren.
Dit werk is niet moeilijk. Maar het is veel, het komt altijd tegelijk, en het gaat van je tijd voor het echte werk af. Of het blijft liggen, en dan schuift de deadline op jou af.
Wat de software voor je klaarzet
Jaaropgaven, afschriften en bonnen opvragen op het juiste moment
Voor elke klant staat op tijd een duidelijk lijstje klaar van wat je nodig hebt, met een datum. Zo begint niemand pas een week voor de deadline met zoeken.
Precies vragen om wat nog mist
Stuurt een klant maar een deel, dan staat er een kort bericht klaar met alleen wat nog ontbreekt. Geen lange mail met het hele lijstje opnieuw.
Herinneringen voor deadlines
Voor wie nog niets heeft gestuurd, staat op tijd een vriendelijke herinnering klaar. Jij verstuurt hem. Jij hoeft geen lijst bij te houden van wie er nog op wacht.
Gewone vragen beantwoorden
"Is het binnen?" of "Wanneer moet het klaar zijn?" Voor dat soort vragen staat een antwoord klaar. Vragen over belasting of een persoonlijke situatie komen bij jou.
Nieuwe klanten ontvangen
Een aanvraag van een nieuwe ondernemer krijgt een nette reactie met de vragen die jij altijd stelt: rechtsvorm, omvang, welk boekhoudprogramma, sinds wanneer. Dan kun je meteen goed starten.
Een voorbeeld: de aangifte inkomstenbelasting
Een bericht dat in maart vaak binnenkomt, met het concept dat voor je klaarstaat:
Bericht van de klant
"Hoi, welke papieren hebben jullie nodig voor mijn aangifte? En maakt het uit dat ik vorig jaar ben verhuisd?"
Concept, klaar voor jou om na te lezen
"Hoi, goed dat je het vraagt. Voor de aangifte hebben we in elk geval nodig:
1. Je jaaropgaven van werk of uitkering.
2. De jaaroverzichten van je bankrekeningen en spaarrekeningen.
3. Het jaaroverzicht van je hypotheek.
4. De WOZ-beschikking van je woning.
Omdat je bent verhuisd, hebben we die stukken van allebei de woningen nodig, en de datum van de verhuizing. Wat dat voor je aangifte betekent, bespreken we als we alles hebben.
Wil je alles voor 1 april sturen? Dan hebben we genoeg tijd."
Jij leest het na, past het lijstje aan als deze klant iets anders nodig heeft, en drukt op versturen. Wat de verhuizing fiscaal betekent, bespreek jij met de klant.
Jij leest elk bericht na
Er gaat geen mail naar een klant zonder jouw akkoord. Alles staat eerst als concept klaar. Pas als jij op versturen drukt, gaat het weg. Belastingadvies, cijfers en alles wat met een persoonlijke situatie te maken heeft, komt altijd van jou.
De gegevens van je klanten blijven van jou. De chatbox op je website is de enige die zelf antwoordt, en die gebruikt alleen de informatie van je eigen website.
Waar begin je?
Begin bij het moment dat de meeste druk geeft. Voor veel kantoren is dat het opvragen van stukken voor de aangifte inkomstenbelasting. Wie daar in januari mee begint, heeft in mei rust. In de gratis website-scan zie je wat de software op basis van je eigen website voor je klaarzet.
Wat kost het kantoorwerk jou nu?
Vul in hoeveel uur per week jij of je medewerker kwijt bent aan deze klussen. De getallen die er staan, zijn een voorbeeld; pas ze aan naar jouw week.
Dit is een rekenvoorbeeld met jouw eigen getallen, geen belofte. Jij leest elk bericht na, dus een deel van de tijd blijft. Wil je weten welke klussen we bij jou echt kunnen overnemen? Doe de gratis scan van je website.
Veelgestelde vragen
Hoe krijg ik als boekhouder sneller de stukken van klanten binnen?
Stuur op vaste momenten een duidelijk lijstje van wat je nodig hebt, met een datum. Stuurt een klant maar de helft, vraag dan precies om wat er nog mist. Valtres zet die berichten en herinneringen voor je klaar. Jij leest ze na en verstuurt ze.
Kan slimme software (AI) antwoorden op de vragen van mijn klanten voorbereiden?
De gewone vragen wel, zoals "hebben jullie mijn stukken ontvangen?" of "wanneer moet de btw binnen zijn?". Daarvoor staat een antwoord voor je klaar. Vragen over aftrekposten, belasting of een persoonlijke situatie blijven bij jou.
Is een chatbox op de website handig voor een administratiekantoor?
Ja, voor nieuwe bezoekers. Bijvoorbeeld welke diensten je biedt, voor welke ondernemers je werkt en hoe je werkt. De chatbox gebruikt de informatie van je eigen website en noteert de gegevens van de bezoeker. Belastingadvies geeft hij niet.
Wat kost het?
Eén taak kost €195 en Drie taken €495 per maand; heb je meer nodig, dan maken we een prijs op maat. Een losse chatbox op je website kost €79 per maand. Er zijn geen opstartkosten en je kunt elke maand opzeggen.
Handig om te lezen
Klantvragen per mail beantwoorden →
Zo houd je overzicht in je inbox en staat het antwoord sneller klaar.
Vaste antwoorden voor je bedrijf →
Een kleine set standaardantwoorden die toch persoonlijk blijft.
ChatGPT gebruiken voor klantmail →
Wat het goed doet, waar het schuurt en een prompt om zelf te gebruiken.
Ook interessant
Zie wat Valtres voor jouw administratiekantoor klaarzet
Vul je website in. Binnen een halve minuut zie je welke 3 klussen we van je overnemen, met per klus een voorbeeld.
Scan je website gratis →Gratis. Geen account, geen kaart, nergens aan vast.