Valtres
Offerte opvolgen: drie voorbeeldmails om te gebruiken
Laatst bijgewerkt: · Door Milan Valster, Valtres
Je weet dat je moet opvolgen, maar wat schrijf je dan? Hier vind je drie voorbeeldmails: een eerste herinnering, een tweede bericht en een vriendelijke afsluiting. Vul de haakjes in, pas de toon aan en verstuur ze zelf. Slimme software (AI) kan de eerste versie voor je klaarzetten.
Zo gebruik je de voorbeelden
Alle drie de mails zijn kort en vriendelijk, zonder druk. Ze verwijzen naar de offerte, stellen één vraag en laten de keuze bij de klant. Vul de plekken tussen haakjes in, zoals [naam], [klus] en [datum], en lees het geheel nog één keer hardop. Klinkt het niet als jij, pas dan een paar woorden aan.
Mail 1: eerste herinnering, na ongeveer een week
Voor als je offerte er ligt en de klant nog niets heeft laten weten.
Onderwerp: Uw offerte voor [klus]
"Goedemorgen [naam], op [datum] heb ik u een offerte gestuurd voor [klus]. Ik ben benieuwd of u er al naar hebt kunnen kijken.
Is er iets onduidelijk of wilt u iets anders in de offerte zien? Dan pas ik dat graag aan. Bellen kan ook, ik ben bereikbaar op [telefoonnummer]. Met vriendelijke groet, [jouw naam], [bedrijfsnaam]"
Mail 2: tweede bericht, na nog twee weken
Wat korter en met een reden om te reageren. Geen kortingsdruk, wel een datum.
Onderwerp: Nog vragen over de offerte voor [klus]?
"Goedemiddag [naam], een korte vraag over de offerte voor [klus]. Is dit nog actueel voor u, of is de planning veranderd?
De offerte blijft geldig tot [datum]. Wilt u liever eerst even praten? Geef een tijd door die u uitkomt, dan bel ik u. Met vriendelijke groet, [jouw naam]"
Mail 3: vriendelijke afsluiting
Voor als er na twee berichten nog niets is. Je sluit het dossier af, maar laat de deur open.
Onderwerp: De offerte voor [klus]
"Goedemorgen [naam], ik wil u niet blijven mailen over de offerte voor [klus]. Past het nu niet, of hebt u een andere keuze gemaakt? Dat is helemaal prima.
Mocht dat veranderen, dan mag u altijd mailen of bellen. Ik denk graag met u mee. Met vriendelijke groet, [jouw naam], [bedrijfsnaam]"
Tips voor het versturen
- Stuur op een doordeweekse ochtend, dan staat je bericht bovenaan als de klant zijn mail opent.
- Houd het onderwerp specifiek. "Uw offerte voor [klus]" wordt eerder geopend dan "Herinnering".
- Zet de offerte opnieuw als bijlage bij, dan hoeft de klant niet te zoeken.
- Noteer wanneer je welke mail hebt gestuurd, zodat je niet twee keer hetzelfde schrijft.
Dat bijhouden is precies het werk dat blijft liggen als het druk is. De software ziet welke offertes openstaan en zet bij elke het passende concept klaar. Jij kiest, past aan en verstuurt. Wil je zien hoe dit voor jouw bedrijf werkt? Doe de gratis scan van je website.
Veelgestelde vragen
Mag ik deze voorbeeldmails zo gebruiken?
Ja, ze zijn bedoeld om te kopiëren. Vul de plekken tussen haakjes in en pas een zin of twee aan, zodat het klinkt zoals jij praat.
Wanneer stuur ik welke mail?
De eerste na ongeveer een week, de tweede na nog twee weken en de afsluiting alleen als er dan nog niets is. Daarna laat je het los.
Moet ik de klant "u" of "je" noemen?
Gebruik dezelfde vorm als in je offerte en eerdere mails. Wisselen midden in het contact valt op.
Kan ik dit ook per telefoon doen?
Zeker. De mails zijn ook bruikbaar als gespreksnotitie. Bel je liever, dan loop je dezelfde punten door.
Verstuurt de software de mails zelf?
Nee. De software zet een concept klaar op basis van de offerte. Jij leest het, past het aan en verstuurt het zelf.
Lees ook
Ook interessant
Schoonmaakbedrijven →
Offertes en afspraken bijhouden voor vaste klanten.
Logistiek →
Klantmail en offertes bijhouden zonder dat iets blijft liggen.
Tegelzetters →
Offertes voor tegelwerk opvolgen terwijl de klant vergelijkt.
Alle branches →
Het overzicht van alle vakken waar Valtres kantoorwerk voor klaarzet.
Zie hoe voorbeeldmails voor jouw bedrijf klaarstaan
Vul je website in. Binnen een halve minuut zie je welke 3 klussen we van je overnemen, met per klus een voorbeeld.
Scan je website gratis →Gratis. Geen account, geen kaart, nergens aan vast.